Transskription og undertekstning af fortroligt materiale – sådan sikres datasikkerheden

Mødeoptagelser, vidneafhøringer, interviews i sundhedssektoren, materiale i forbindelse med virksomheders regnskabsmeddelelser – materiale, der skal transskriberes og undertekstes, indeholder ofte meget fortrolige oplysninger. Alligevel sender mange organisationer deres materiale til tjenester, hvor datasikkerhedspraksissen ikke er tydeligt beskrevet. I dette blogindlæg gennemgår vi, hvilke datasikkerhedsforhold du bør være opmærksom på, når du vælger en transskriptions- eller undertekstningsservice – og hvordan vi hos Spoken har løst dem.

Hvorfor er datasikkerhed så vigtigt i transskription og undertekstning?

Materiale, der skal transskriberes og undertekstes, er af natur usædvanligt følsomt. I modsætning til for eksempel tekst, der skal oversættes, indeholder lyd- og videooptagelser ofte identificerbare stemmer, fortrolige samtaler og oplysninger, der ikke er beregnet til offentligheden. Typiske eksempler på fortroligt materiale er vidneafhøringer i retssager, patientinterviews og undersøgelser i sundhedssektoren, bestyrelsesmateriale og forhåndsoplysninger om regnskabsmeddelelser samt materiale fra forsvarssektoren.

Hvis sådant materiale havner i de forkerte hænder eller lækker under behandlingsprocessen, kan konsekvenserne være alvorlige – både juridisk, økonomisk og omdømmemæssigt.

Hvad bør du spørge leverandøren om?

Når du sammenligner transskriptions- og undertekstningstjenester, er det ikke altid let at vurdere datasikkerheden. Her er nogle konkrete spørgsmål, det er værd at stille:

Hvor befinder dataene sig, og hvor behandles de? Undersøg, hvor materialet geografisk opbevares og behandles. For organisationer, der opererer i EU, er det ofte vigtigt, at dataene forbliver inden for EU’s grænser for at opfylde GDPR-kravene.

Hvem har adgang til materialet? Er adgangen begrænset til de personer, der arbejder specifikt på dit projekt? Eller er dit materiale tilgængeligt for en bredere gruppe?

Er der indgået fortrolighedsaftaler med medarbejderne? Det gælder både leverandørens egne medarbejdere og eventuelle freelancere.

Hvordan leveres og returneres materialet? Sendes materialet via en beskyttet forbindelse gennem hele processen?

Hvor længe opbevares materialet? Slettes filerne automatisk efter en bestemt periode?

Hvad med AI-baserede tjenester – hvor sendes dataene hen? Mange AI-baserede transskriptionstjenester anvender tredjeparts-API’er, hvilket kan betyde, at lydmaterialet behandles uden for EU eller bruges til træning af modeller.

Sådan er datasikkerheden organiseret hos Spoken

Vi har opbygget vores arbejde fra starten, så kundens materiales fortrolighed er beskyttet i alle faser.

Eget system i EU. Spoken har sit eget transskriptions- og undertekstningssystem, udviklet sammen med en softwarepartner og bygget i et Google Cloud-miljø inden for EU. Alt materiale – også data, der behandles i AI-transskription og AI-undertekstning – forbliver fuldstændigt inden for dette system. Vi bruger ikke tredjeparts-API’er, hvortil materialet sendes ud af huset.

Begrænset adgang. Kun projektassistenten, der arbejder med materialet, og projektledelsen har adgang til kundens materiale. Transskribenter og tekstere arbejder direkte i det browserbaserede Spoken TOOL-system, så materialet behøver ikke at blive downloadet til egen computer.

Automatisk sletning. Kundens materiale slettes automatisk fra systemet tre måneder efter færdiggørelse.

Fortrolighedsaftaler. Alle vores medarbejdere og freelancere har underskrevet fortrolighedsaftaler. Alle projekter behandles altid som fortrolige.

Sikker levering. Materialet leveres til Spoken direkte gennem vores system via en sikker uploadformular. Links til det færdige materiale returneres til kunden via SSL-beskyttet e-mail, eller filerne kan downloades direkte fra kundekontoen, som tilgås med personlige loginoplysninger.

GDPR-kompatibel behandling af personoplysninger. Vi indsamler kun de personoplysninger, der er nødvendige for håndtering af kundeforhold og fakturering, og kundeoplysninger behandles kun af personer i virksomhedens ledelse.

Skræddersyede løsninger til krævende sikkerhedsbehov. Vi forstår, at forskellige organisationer har forskellige krav til datasikkerhed. Derfor tilbyder vi også skræddersyede løsninger, såsom en fast transskribent eller tekster til en bestemt kunde, en separat NDA i overensstemmelse med kundens krav samt kortere opbevaringstid end standard. På den måde sikrer vi, at vores service også passer til de mest krævende datasikkerhedsbehov.

AI-transskription betyder ikke, at man går på kompromis med datasikkerheden

En almindelig bekymring handler om datasikkerheden i AI-baserede tjenester. I mange tjenester sendes lydfilen til API’et hos en ekstern leverandør – for eksempel OpenAI eller Google – hvilket betyder, at kontrollen over databehandlingen overgår til en tredjepart.

Spokens AI-transskription og AI-undertekstning fungerer udelukkende inden for vores eget system. Dataene behandles og opbevares hele tiden i vores Google Cloud-miljø i EU. Det betyder, at du også ved valg af en AI-baseret service kan stole på, at dit materiale forbliver sikkert.

Opsummering: datasikkerhed er et udvælgelseskriterium, ikke en ekstra funktion

Når man vælger en transskriptions- eller undertekstningsservice, er pris og leveringstid naturligvis vigtige faktorer. Men når der er tale om fortroligt materiale, bør datasikkerhed være et af de første udvælgelseskriterier – ikke en ekstra funktion, man først tænker på bagefter.

Vil du vide mere om Spokens datasikkerhedspraksis eller anmode om et tilbud på transskription eller undertekstning af fortroligt materiale? Kontakt os – vi fortæller gerne mere.